Согласование, Рецензирование и Подписание документов
Согласование (последовательное) |
|
| 1. Инициатор создает карточку документа, заполняет необходимые поля (в соответствии с правилами заполнения каждого вида карточки), обязательно прикладывает файл, который необходимо согласовать. | 2. Инициатор запускает процедуру согласования. |
| 3. Система автоматически последовательно создает задания на согласования лицам, указанным в поле «Согласующие» в каждой карточке документа. | |
| 4. Согласующие лица принимают решение о согласовании или об отказе в согласовании документа. | 5. Все резолюции согласующих сотрудников автоматически переносятся в карточку документа во вкладку «Лист согласования». |
| 6. Согласованный документ, автоматически подписывается ЭЦП согласовавшего сотрудника. | 7. Документ переходит в состояние «Согласован». |
Подписание (последовательное) |
|
| 1.Инициатор создает карточку документа, заполняет необходимые поля (в соответствии с правилами заполнения каждого вида карточки), обязательно прикладывает файл, который необходимо подписать. | 2. Инициатор запускает процедуру подписания. |
| 3. Система автоматически последовательно создает задания на подписание лицам, указанным в поле «Подписывает» в каждой карточке документа. | |
| 4. Подписывающие лица принимают решение о подписании или об отказе в подписании документа. | 5. Все резолюции подписывающих сотрудников автоматически переносятся в карточку документа во вкладку «Лист согласования». |
| 6. Подписанный документ, автоматически заверяется ЭЦП сотрудника. | 7. Документ переходит в состояние «Подписан». |
Рецензирование (последовательное или параллельное) |
|
| 1. Инициатор создает карточку документа, заполняет необходимые поля (в соответствии с правилами заполнения каждого вида карточки), обязательно прикладывает файл, который необходимо отрецензировать. | 2. Инициатор запускает процедуру рецензирования. |
| 3. Система автоматически последовательно создает задания на рецензирование лицам, указанным в поле «Согласующие» в каждой карточке документа. | |
| 4.Каждый участник рецензирования документа открывает из карточки задания соответствующий файл (или соответствующую его версию), просматривает его и, если на его взгляд, есть необходимость в изменении версии файла, то | |
| 4.1. создает версию файла на основе текущей | 4.2. в Microsoft Word, стандартным образом, включает режим «Исправления» и вносит необходимые коррективы, после чего сохраняет документ и закрывает Microsoft Word |
| 4.3. в карточке файла появляется новая версия документа со всеми внесенными изменениями в документ | 4.4. после этого принимает решение о согласовании или согласовании с замечаниями документа |
| 5. Документ поступает на подведение итогов к инициатору рецензирования, который консолидирует все внесенные изменения и формирует финальную версию документа. | |
| 6. Инициатор рецензирования создает повторный цикл рецензирования измененного документа, либо завершает текущее согласование. | 7. Система автоматически переносит консолидированную версию файла в карточку основного документа со всеми внесенными изменениями. |
| 8. Далее, в случае необходимости, инициатор рецензирования запускает цикл согласования или подписания документа без возможности его редактирования | |