Общие сведения

Продукт является готовым к установке и быстрому запуску набором лучших практик организации электронного документооборота в компании любого профиля и предназначено для системного решения проблемы бумажного документооборота в организации. В случае отсутствия в организации регламентированного порядка работы с отдельными видами документов, возможно использование заложенной в продукте готовой функциональности, практически без внесения изменений в систему, что позволяет внедрить продукт за минимальное время с возможной последующей доработкой решения.

Основные цели, достигаемые за счет внедрения решения:

систематизация и стандартизация документооборота компании (принимаются процессы и регламенты работы, заложенные в системе, либо процессы дорабатываются в соответствии с регламентами, имеющимися в организации);
создание общего информационного пространства и реализация всех процессов в единой системе;
соответствие декларированных регламентов обработки документов реальному положению дел:
организация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами
снижение издержек (временных и материальных) при работе с документами.

Основные бизнес-задачи, решаемые за счет внедрения продукта:

обеспечение сквозного документооборота между подразделениями компании и с внешними контрагентами;
создание структурированного реестра документации в соответствии с номенклатурой дел компании;
существенное сокращение сроков согласования документов;
предотвращение потерь документов;
исключение несанкционированного вывода информации из системы;
обеспечение автоматического контроля за прохождением документов и решением поставленных задач с момента их создания до завершения исполнения;
автоматическое информирование сотрудников и руководства компании о поступивших и созданных документах;
обеспечение автоматического контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения;
организация быстрого поиска документов по атрибутам или контексту. Возможность поиска по ситуации.

Краткое описание продукта

Для решения поставленных бизнес-задач система предоставляет следующие функциональные возможности:

В части организационно-распорядительного документооборота:

регистрация входящих документов, их классификация и автоматическая постановка задач исполнителям, согласно заранее согласованным маршрутам прохождения, автоматическое отслеживание сроков исполнения, как всего документа, так и отдельных задач, поставленных по нему;
создание в системе исходящих документов, их классификация, согласование, рецензирование и подписание с использованием ЭЦП (простой или усиленной) не выводя документ за пределы системы;
создание в системе Приказов и Распоряжений по компании, их согласование, рецензирование и подписание с использованием ЭЦП (простой или усиленной), а также ознакомление «под роспись» сотрудников компании, не выводя документ за пределы системы;
подготовка, согласование и обработка Служебных записок внутри системы без вывода их на бумажный носитель;
в системе ведется учет выданных и полученных доверенностей, а также поддерживается процесс их подготовки, согласования и подписания, с автоматическим отслеживанием истечения сроков их действия;
в системе имеется возможность поддержки любой методологии подготовки, согласования, подписания и учета договоров с контрагентами, которая используется в компании;
в системе имеется возможность обмена юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами с использованием системы Диадок.
система обеспечивает учет и согласование счетов на оплату услуг, предоставляемых компании внешними контрагентами. Имеется возможность учета счетов по расходной части бюджета с группировкой расходов по соответствующим статьям.
отдельным большим разделом функциональных возможностей системы является ведение претензионно-исковой работы компании, которая поддерживает подготовку и согласование исковых и иных досудебных и судебных требований, планирование судебных заседаний и фиксацию их результатов, процессы обжалования и исполнения судебных решений.

В части иных задач, требующих определенного процессного и документационного обеспечения, продукт предоставляет следующие возможности:

централизованный учет заявок от клиентов на поставку или выполнение услуг, согласно профилю деятельности компании с возможностью проведения заявки по различным стадиям;
учет потенциальных клиентов (лидов) с возможностью квалификации или дисквалификации лида и построения процесса последующей работы с ним;
учет и проведение работы по обращениям или жалобам клиентов;

В части решения задач внутреннего служебного документооборота система позволяет вести учет, согласование и исполнение следующих видов внутренних документов, для которых созданы заранее настроенные карточки документов и соответствующие бизнес-процессы:

Заявка на заказ канцелярских товаров;
Заявка на закупку ТМЦ;
Заявка на отпуск ТМЦ;
Заявка на отсутствие на рабочем месте (отпуск/отгул);
Заявка на командировку;
Заявка на использование служебного автотранспорта;
Заявка на разовый пропуск (на территорию компании).

Отдельной специализированной функциональностью системы является возможность организации и проведения различного рода совещаний, при которых ведется повестка заседания, ставятся задачи исполнителям по результатам проведения совещания, а по результатам выполнения поставленных задач, ответственный исполнитель вносит в систему отчет об их выполнении. Для контроля исполнения задач, поставленных на совещании, в системе разработаны соответствующие отчеты.

Помимо этого, базовым функционалом решения, доступным для всех видов задач и документов, является автоматическое отслеживание сроков исполнения задач с уведомлением исполнителя по электронной почте за некоторое время до истечения срока выполнения задачи, а также ежедневное уведомление исполнителя о просроченных задачах.