Учет и согласование договоров

Для работы с договорами реализованы механизмы подготовки, регистрации, отправки на рецензирование или согласование договора, последующего его подписания обычной или усиленной ЭЦП, автоматического формирования листов согласования. В системе может быть реализован механизм автоматического определения маршрута согласования договора в зависимости различных условий параметров, что позволит гарантированно согласовать документ со всеми заинтересованными лицами.

Инструкция по работе Схема бизнес-процесса

1. Инициатор создает карточку проекта договора, заполняет необходимые поля и прикладывает проект договора.	2. В случае необходимости, инициатор отправляет проект договора на Рецензирование или Согласование лицам, указанным в поле «Согласующие», а после окончания цикла согласования отправляет документ на Подписание лицам, указанным в поле «Подписывает».


3. Руководитель организации подписывает договор в системе и на бумажном носителе.	4. Сотрудник, ответственный за регистрацию договоров с контрагентами (входит в системную группу «Договоры.Регистратор») выделяет регистрационный номер договору и передает на отправку контрагенту.


5. После получения от контрагента подписанного экземпляра договора, сотрудник, входящий в системную группу «Договоры.Регистратор» сканирует подписанный экземпляр договора, прикрепляет его к карточке документа и назначает договор действующим.


6. Система автоматически отслеживает срок окончания договора и направляет соответствующие уведомления и ставит задачи на пролонгацию договора руководителю подразделения, ответственного за данный договор.	7. В случае, если не принято решение о пролонгации договора и срок окончания действия договора истек, система автоматически переводит договор в архив.