Нормативно-Справочная информация

Для работы с документами НСИ реализованы механизмы подготовки, регистрации, рецензирования или согласования, последующего подписания обычной или усиленной ЭЦП, автоматического формирования листов согласования, рассылки на ознакомление, а также автоматического отслеживания их актуальности.. В системе может быть реализован механизм автоматического определения маршрута согласования документа НСИ в зависимости
от различных параметров, что позволит гарантированно согласовать документ со всеми заинтересованными лицами.

Инструкция по работе

1. Инициатор подготовки документа НСИ создает в системе карточку документа, заполняет необходимые поля карточки и прикладывает файл с проектом документа.	2. В случае необходимости провести совместное рецензирование документа, инициатор отправляет документ на Рецензирование лицам, указанным в поле «Согласующие».


3. В случае необходимости провести согласование документа, инициатор отправляет документ на Согласование лицам, указанным в поле «Согласующие».	4. В случае необходимости в подписании документа, инициатор отправляет документ на Подписание лицам, указанным в поле «Подписывает».


5. Инициатор отправляет документ НСИ на регистрацию.	6. Сотрудники, ответственные за ведение базы документов НСИ, выбирают документ, которым данный документ НСИ был утвержден (Приказ, Протокол заседания соответствующего органа управления),регистрируют документ (выделяют регистрационный номер), выбирают соответствующую папку в базе НСИ, в которую будет помещен документ и завершают свою задачу. Документ автоматически назначается действующим и переносится в указанную папку.


7. Система автоматически рассылает всем сотрудникам, которые должны быть ознакомлены с документом НСИ, соответствующие почтовые уведомления.

8. Для перевода документа НСИ на актуализацию или назначения его не действующим, сотрудники ответственные за ведение базы документов НСИ или руководитель ответственного подразделения из документа переводят его «На актуализацию» или «Назначают НЕ действующим».

9. Система автоматически отслеживает срок актуализации документов и заранее рассылает соответствующие уведомления и задачи заинтересованным лицам, а также отслеживает документы, срок актуализации по которым истек, но они все еще не актуализированы и, также, рассылает соответствующие уведомления.